Categories
Pendidikan Umum

NOTULA

NOTULA

NOTULA
Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.
Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.

 

Hal – Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :

  • Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.
  • Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
    Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan.
  • Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan.
  • Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan

Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula :

Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007.
Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.
Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat.Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang ….
Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap
Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula.

 

Persiapan dalam pembuatan notula :

  • Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan
  • Personal Computer ataupun Note Book atau Laptop untuk penyusunan notula.
  • Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.
  • Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai
  • Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat

 

Isi Notula Rapat

1. Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat.
2. Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.
3. Pemimpin rapat
4. Sifat rapat.
5. Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.
6. Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.
7. Susunan Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
8. Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
9. Ringkasan jalannya rapat.
10. Hasil rapat.
11. Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.
12. Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
13. Catatan khusus.
14. Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.
15. Pembuat notula (sekretaris) 16. Pengesahan notula oleh ketua rapat.

 

Sumber : https://sarjanaekonomi.co.id/