Categories
Pendidikan Umum

Perencanaan Rapat

Perencanaan Rapat

Perencanaan Rapat
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :

1. Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat

Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau Conference Room yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya. Persiapkan pula Tata Ruang (Lay out) rapat berdasarkan pertimbangan : Jumlah partisipan,Hubungan masing-masing partisipan,Level keintiman,Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll).Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi.

2. Persiapan Aministrasi

membuat Surat Undangan rapat.Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
menyusun acara /agenda rapat. Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.
menyusun daftar Hadir.Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi. Mempersiapkan bahan rapat. Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :

  1. Hasil rapat yang lalu
  2. Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
  3. Peraturan-peraturan yang diperlukan
  4. Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
  5. Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya.

 

3. Persiapan Peralatan Rapat

Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti :

  • Papan dan alat tulis
  • Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
  • OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft PowerPoint.
  • Sound system, tape recorder
  • Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
  • Block note, ballpoint
  • Tustel handycam untuk mengabadikan rapat
  • Membuat catatan hasil rapat (notulis)

 

Sumber : https://seputarilmu.com/